Kassensicherungsverordnung (KassenSichVO): Aktuelle Entwicklungen bei der Absicherung von Kassensystemen

Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichVO) und wer ist davon betroffen?

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016 (BGBl. I 2016, S. 3152) wurde § 146a AO als Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme (im Folgenden: Kassensysteme) eingeführt. Konkretisiert werden die dortigen Regelungen in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichVO).

Von diesen Ordnungsvorschriften sind grundsätzlich alle Betreiber von Kassensystemen betroffen, deren Aufzeichnungssysteme Bargeld vereinnahmen bzw. verarbeiten können und nicht unter eine der Ausnahmen (s.u.) fallen. Nun stehen Änderungen an der Kassensicherungsverordnung (KassenSichVO) und der technischen Sicherheitseinrichtung an, die wir im Folgenden kurz darstellen.

Auslaufen letzter Übergangsfristen zum Jahreswechsel

Kassensysteme, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, müssen nach § 30 Abs 3 EGAO spätestens zum 31. Dezember 2022 durch ein TSE-kompatibles Kassensystem ausgetauscht werden. Dies betrifft ausschließlich die Kassensysteme, die zwischen dem 25. November 2010 und dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, nicht in einem Verbundsystem eingebunden sind und den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 (BMF-Schreiben v. 26.11.2020, IV A 4 - S 0316/08/10004-07, BStBl. I S. 1342) entsprechen. Damit fallen zum Jahreswechsel die letzten Erleichterungsvorschriften für Kassensysteme weg und es müssten dann alle Kassensysteme mit einer TSE ausgestattet sein. Das bedeutet in der Praxis auch, dass die Bonausgabe ohne entsprechende TSE-Angaben noch mehr auffallen dürfte. Wir empfehlen daher, soweit noch Kassensysteme ohne TSE betrieben werden, diese auf ihre Aufrüstbarkeit zu überprüfen und ggf. die Stellung eine Antrags im Sinne von §148 AO zu erwägen, falls die Umrüstung nicht mehr zeitgerecht möglich sein sollte.

Neuerungen bei der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Zu Beginn des Jahres 2020 wurde die Einführung der Belegausgabepflicht umfangreich diskutiert. Nun sehen sich die Betroffenen mit einer weiteren großen Herausforderung konfrontiert: Die Verpflichtung zur Ausstattung bestehender Kassensysteme mit einer technischen Sicherungseinrichtung (TSE) gem. § 146a AO i.V.m. der KassenSichVO. Danach sind alle elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifizierten TSE auszustatten.

Die Aufrüstung kann entweder mit einer Hardware-TSE oder einer sog. Cloud-TSE erfolgen. In der Praxis hat sich herausgestellt, dass eine Reihe von Kassensystemen nur die Absicherung über eine Cloud-TSE zulassen. Der Grund: Diese Geräte verfügen z.B. nicht über entsprechende Schnittstellen (USB- bzw. SD-Karten-Steckplatz) oder das Betriebssystem der Kasse ist mit der TSE nicht kompatibel.

Es gibt aber auch Vorteile dieser technischen Variante. Beispiele sind die mit der Cloud-TSE kombinierbare zentrale Datenhaltung, Ausfallsicherheit oder – anders als bei Hardware TSE – ihre Nicht-Abnutzbarkeit. Die Entwicklung und Zertifizierung von Cloud-TSE Lösungen dauerte aber länger als die der Hardware-TSE, so dass erst seit dem 29.01.2021 mit der Cloud-TSE der D-Trust GmbH sowie seit Februar 2021 mit der Lösung der Swissbit AG und der cloud-basierten Umsetzung der Fiskaly die ersten dauerhaft zertifizierten Cloud-TSE vorliegen. Die Zertifizierung weiterer Cloud-TSE Lösungen werden für die nahe Zukunft erwartet (z.B. die des Anbieters A-Trust). Die zertifizierten TSE werden auf den Seiten des BSI veröffentlicht.

QR Code statt lesbarer TSE Angaben

Die KassenSichVO 2017 sah vor, dass die zusätzlichen TSE-Angaben auf dem Beleg (z. B. Transaktionsnummer, Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. des Sicherheitsmoduls) für jedermann lesbar auf dem Beleg anzudrucken sind. Eine wie im Ausland teilweise übliche Ausgabe als QR Code war bislang in Deutschland nur zulässig, wenn daneben die Angaben auch in (menschen-)lesbarer Form zur Verfügung gestellt wurden. Da dies im Ergebnis zu einem doppelten Ausweis der TSE-Angaben führte, wurde von dieser Regelung kaum Gebrauch gemacht. Nach der KassenSichVO 2021 kann nunmehr ein QR Code als Ersatz für die TSE-Angaben auf dem Beleg angedruckt werden.

Novellierung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichVO)

Die KassenSichVO sieht eine Reihe von Ausnahmen für bestimmte bargeldvereinnahmende und  verarbeitende Systeme vor. So gelten nach
§ 1 S. 2 KassenSichVO derzeit folgende Systeme nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme i.S.d. § 146a Abs. 1 S. 1:

• Fahrscheinautomaten
• Fahrscheindruckerelektronische Buchhaltungsprogramme
• Waren-und Dienstleistungsautomaten
• Geldautomaten
• Taxameter und Wegstreckenzähler
• Geld- und Warenspielgeräte

Die genannten Systeme müssen somit nicht durch eine TSE abgesichert werden und unterfallen auch nicht den übrigen Anforderungen von § 146a AO.

Befreiung Parkscheinautomaten

Die KassenSichVO sieht eine Reihe von Ausnahmen für bestimmte bargeldvereinnahmende und-verarbeitende Systeme vor. Diese bereits bestehende Ausnahmeregelung wurde mit der KassenSichV 2021 um Kassen- sowie Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung und Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge erweitert. Bei solchen Automaten stand immer schon zur Diskussion, inwieweit diese mit Fahrscheinautomaten und Fahrscheindruckern, die bereits aus dem Anwendungsbereich der KassenSichVO 2017 ausgenommen wurden, vergleichbar sind. Mit diesen Maßnahmen hat der Verordnungsgeber hier für mehr Rechtssicherheit gesorgt. Demgegenüber fehlt auch in der KassenSichVO 2021 noch immer eine Definition der sog. Dienstleistungsautomaten, so dass in diesen Fällen den Steuerpflichtigen auch weiterhin nur die Möglichkeit der verbindlichen Auskunft offensteht, um Rechtssicherheit hinsichtlich des Unterfallens unter die Ausnahmeregelung zu erlangen.

Als hilfreich könnte es sich erweisen, wenn der in der Ausnahmenliste der Kassensicherungsverordnung enthaltene Begriff der Dienstleistungsautomaten konkretisiert würde. Für diese erfolgt weder eine Definition innerhalb der KassenSichVO, noch ist den Materialien aus dem Gesetz- bzw. Verordnungsgebungsverfahrens eine Abgrenzung zu entnehmen. Solange es hierzu keine Hinweise seitens der Finanzverwaltung oder eine entsprechende Regelung in der KassenSichVO gibt, steht Steuerpflichtigen insoweit nur die Möglichkeit einer verbindlichen Auskunft offen, um Rechtssicherheit über die Anwendbarkeit der Ausnahmeregelungen zu erlangen.

Anstehende Änderungen an den Ausnahmeregelungen in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichVO)

Die Kassensicherungsverordnung hat seit ihrer Einführung immer wieder Änderungen im Bereich der Ausnahmeregelungen unterlegen. Diese wurden teilweise bereits in der Kassensicherungsverordnung 2021 umgesetzt.

Somit sind zum 01.01.2024 Taxameter und Wegstreckenzähler den elektronischen Aufzeichnungssystemen zuzurechnen und in der Folge mit einer TSE entsprechend abzusichern.

Darüber hinaus sieht ein weiterer Entwurf zur erneuten Änderung der Kassensicherungsverordnung, der bereits im September 2022 den Bundesrat passiert hat vor, dass Geldspielgeräte zukünftig nicht mehr den Ausnahmevorschriften unterfallen werden. Warenspielgeräte bleiben demnach von den Ausnahmeregelungen umfasst. Sollte die Änderung der Kassensicherungsverordnung in kraft treten, wären alle Geldspielgeräte bis zum 01.01.2025 mit einer entsprechenden TSE auszustatten. Eine Bonausgabepflicht soll jedoch insoweit nicht bestehen.