SAP S/4HANA unterstützt die Betriebsprüfung

Hintergrund

Eine steuerliche Betriebsprüfung beginnt zunehmend mit der Frage nach der Bereitstellung der relevanten Informationen und Daten in elektronischer Form per Datenträgerüberlassung. Bisher werden in SAP ECC und auch den Vorgängerversionen diese Daten durch die Erstellung sogenannter DaRT-Segmente (DaRT-Funktion, „Data Retention Tool“) erstellt.

Aufgrund der mit S/4HANA neu eingeführten Tabellenstruktur wurde auch die derzeit von der Finanzverwaltung präferierte Exportoption der DaRT-Extrakte von SAP genauer unter die Lupe genommen. Ziel war zum einen eine einfachere Export-Option zu schaffen, die auch an unternehmensspezifisches Customizing angepasst werden kann, aber auch der neuen Tabellenstruktur in S/4HANA Rechnung zu tragen, ohne auf die CDS-Views zurückgreifen zu müssen.

Mit diesen Neuerungen liefert SAP S/4HANA in der Betriebsprüfung viele Mehrwerte.

Umsetzung der Anforderungen für die Betriebsprüfung in SAP S/4HANA

Grundsätzlich besteht derzeit auch in einer S/4HANA-Instanz (on-premises Installation) die Möglichkeit, die DaRT-Funktionalität zu verwenden, da über die CDS-Views die SAP-Referenztabellen der DaRT-Segmente simuliert werden und damit auch bisherige Funktionen weiterhin zur Verfügung stehen. Allerdings ist bei der Verwendung der DaRT-Funktionalität mit Performance-Problemen zu rechnen. SAP wird den Datenexport in S/4HANA mithilfe von Advanced Compliance Reporting („ACR“) lösen.

Alle SAP-Kunden, die bereits heute SAP S/4HANA in der Cloud-Lösung verwenden, müssen die neue Exportmöglichkeit bereits seit dem Release 1908 nutzen, da hier die DaRT-Funktionalität nicht zur Verfügung steht und ACR (Bezeichnung: „German Z3 Data Extraction Files“) zum Export verwendet werden muss. Wann die Exportoption aus ACR in der on-premises-Version bereitgestellt werden kann, ist bislang noch nicht bekannt. Die Exportoptionen sind, wie für ACR üblich, konfigurierbar. Ähnlich wie bei anderen ERP-Systemen (z.B. die der Microsoft-Familie) erhält das Unternehmen damit die Möglichkeit, die Exporte den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Die bisher verwendeten DaRT-Exporte lassen sich zwar auch anpassen, allerdings bedarf das mitunter umfangreichen Programmänderungen, die in einigen Fällen nur mit Support von SAP geleistet werden können.

Was ist drin in den Datensätzen aus SAP S/4HANA?

Die entscheidende Frage bei den Datenexporten ist jedoch, welche Informationen in den Datensätzen enthalten sein müssen. Formal sind hier laut dem Gesetzeswortlaut alle steuerrelevanten Informationen in einem maschinenlesbaren Format bereitzustellen, es bestehen aber - im Gegensatz zum Ausland - in Deutschland keine in Format und Inhalt feststehenden Datensätze (z.B. SAF-T Datensätze der OECD, die inzwischen von einigen europäischen Ländern adaptiert wurden). Für SAP-Fälle wurde dafür in 2016 mit der „bundeseinheitlich abgestimmten Datenanforderung für SAP-Systemen unter Verwendung von DaRT“ ein feststehender Datenumfang zwischen DSAG und Finanzverwaltung abgestimmt, der bei Beginn der Betriebsprüfung zu übergeben ist. Dieser abgestimmte Datenumfang hat sowohl für die Betriebsprüfer als auch für die SAP-Anwender entscheidende Vorteile:

• Zum einen können sich SAP-Anwender mit dem Export auf eine Betriebsprüfung vorbereiten, indem dieser Datensatz z.B. zeitnah nach Erstellung des Jahresabschlusses erstellt und der Betriebsprüfung dann auf Anfrage bereitgestellt wird. 
• Zum anderen werden der Finanzverwaltung deutschlandweit gleichwertige Datenexporte aus SAP vorgelegt, die unmittelbar technisch und inhaltlich auswertbar sind und auf die die gleichen Prüfschritte angewendet werden können.

Ausblick

SAP plant, Inhalt und Umfang der Exporte aus ACR in SAP S/4HANA für die Betriebsprüfung mit der Finanzverwaltung abzustimmen. Bislang ist dies noch nicht der Fall. Das hat zur Folge, dass dem Außenprüfer die Exportmöglichkeiten noch gar nicht bekannt sind. Soweit also derzeit bereits Datenextrakte aus ACR übergeben werden (z.B. bei Verwendung der Cloud-Lösung), sollte der Steuerprüfer auf die mit S/4HANA einhergehende neue Export-Möglichkeit hingewiesen werden und ggf. die Exporte im Einzelfall mit dem Prüfer abgestimmt werden. Außerdem sollten die aus SAP exportierten Datensätze vor der erstmaligen Übergabe an den Betriebsprüfer getestet werden.

Für die Cloud-Anwender gilt, dass mit dem Release 1908 nur ein eingeschränkter Umfang des Datensatzes bereitsteht, der laut SAP mit zukünftigen Release-Versionen stetig erweitert wird. So ist z.B. geplant, dass im Release 1911 auch die Auswertungen zum Anlagevermögen den Exporten hinzugefügt werden. Insgesamt liegt aber auch mit dem Release 1911 der Datenumfang deutlich unter dem, was im Falle eines DaRT-Exports nach den bisherigen Maßstäben aus einem SAP-System exportiert worden wäre. Rückfragen seitens der Finanzbehörden können sich also jederzeit ergeben.